Come si scrive una email?

Per poter scrivere una buona email servono pochi, ma importantissimi, accorgimenti.

  1. Un indirizzo email "adeguato"
    L'indirizzo email è il bigliettino da visita. Ad indirizzi come trottolinoamorosoduduedadada@gmail.com, francescorockettaro@gmail.com, etc., preferiamo i più seriosi: m.rossi@gmail.com, mariorossi@gmail.com, mrossi79@gmail.com. Cerchiamo di trovare un indirizzo email che più si avvicini al nostro nome reale, ricordandoci che, per convenzione, si preferisce scrivere prima il nome e poi il cognome.
  2. L'oggetto
    L'oggetto della nostra mail sarà il primo elemento che il destinatario vedrà. Inutile dire, dunque, quanto sia importante la scelta di un buon oggetto. Cerchiamo di individuare l'argomento principale della nostra email e di sintetizzarlo in 5-6 parole; superato questo limite, le restanti parole non potrebbero essere visualizzabili su smartphone e tablet, ma non è sempre un dramma.
  3. La formula di apertura
    La formula di apertura rappresenta la parte iniziale della nostra email. L’iniziale della prima parola della formula di apertura deve essere maiuscola, mentre al termine della formula d'apertura va messa una virgola. Nel caso ci si rivolga ad una persona fisica, la formula d'apertura è caratterizzata da un aggettivo seguito dal nome e dal cognome, o solo dal nome, o solo dal cognome del destinatario. Se si tratta di una email formale è opportuno utilizzare formule d'apertura del tipo: "Egregio sig. Rossi", "Esimio dott. Bianchi", "Gentile Mario Rossi"; se, invece, ci apprestiamo a scrivere una email non formale, possiamo utilizzare formule d'apertura come: "Caro Mario", "Carissimo Luca". Nel caso in cui l'identità del nostro destinatario non fosse nota scriveremo: "Spett.le Ufficio Vendite"
  4. Il corpo
    Prima di procedere con la redazione del corpo, è buona prassi lasciare una riga in bianco dopo la formula di apertura. A questo punto possiamo introdurre le nostre argomentazioni utilizzando una frase introduttiva del tipo: "In riferimento alla Sua precedente", se stiamo rispondendo a qualcuno; "Come da accordi", se l'email segue degli accordi precedentemente raggiunti. Adesso possiamo procedere con la redazione del corpo della email. Oltre ad un corretto utilizzo dei segni di punteggiatura, se stiamo scrivendo una email formale, ricordiamoci che l'iniziale dei pronomi riferiti al nostro interlocutore, al quale daremo del Lei, è sempre maiuscola.
  5. La formula di chiusura
    La formula di chiusura rappresenta la parte finale della nostra email. Prima di procedere con la stesura della stessa, è buona prassi separarla con una riga vuota dal corpo del messaggio. Le formule di chiusura, o formule di saluto, sono molteplici. Ne elenchiamo qualcuna:  "Ringraziandoti anticipatamente per la tua disponibilità, ti auguro buona giornata. A presto." o "Certo di un tuo riscontro. A presto.", se si tratta di una email informale.  "RingraziandoLa anticipatamente per la Sua disponibilità, porgo cordiali saluti." o "Certo di un Suo riscontro, resto a disposizione per eventuali chiarimenti. Distinti saluti.", se si tratta di una email formale. 
  6. Firma
    Alla formula di saluto segue la firma, la quale può consistere nel solo nome, nel caso di lettera informale, o nel nome e cognome, seguito dall'eventuale carica professionale ricoperta, in caso di email formale.



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